Zapraszamy organizacje pozarządowe do składania ofert w konkursach: "Udostępnianie przestrzeni na działania oddolne mieszkańców oraz grup nieformalnych" oraz „Udostępnianie przestrzeni na działania oddolne mieszkańców oraz grup nieformalnych na obszarze objętym Zintegrowanym Programem Rewitalizacji m.st. Warszawy do 2022 r.”
Celem obu zadań jest wspieranie rozwoju społeczności lokalnych poprzez zapewnienie im dostępu do przestrzeni, gdzie mogą nieodpłatnie realizować swoje pomysły i integrować się z sąsiadami.
Realizacja będzie polegała na:
- bezpłatnym udostępnianiu przestrzeni na działania oddolne mieszkańców oraz grup nieformalnych jako Miejsce Aktywności Lokalnej (MAL).
- prowadzeniu działań animacyjnych budujących lokalne więzi i ożywiających MAL.
Spotkanie informacyjne dot. obu konkursów odbędzie się 3 grudnia (wtorek) o godzinie 18:00 w siedzibie Towarzystwa Sąsiedzkiego przy ul. Aleje Jerozolimskie 117.
Więcej o konkursach:
Jeden konkurs obejmuje teren m.st. Warszawy (poza obszarem objętym Zintegrowanym Programem Rewitalizacji m.st. Warszawy do 2022 r). Ze względu na chęć zapewnienia równego dostępu mieszkańców do przestrzeni na ich działania, dodatkowo punktowane będą oferty uwzględniające działania na terenie następujących dzielnic m.st. Warszawy: Białołęki, Bielan, Pragi-Południe (Gocław), Rembertowa, Ursynowa, Ursusa, Wesołej, Żoliborza.
Drugi konkurs jest dedykowany obszarowi rewitalizacji i obejmuje teren m.st. Warszawy objęty Zintegrowanym Programem Rewitalizacji m.st. Warszawy do 2022 r. (dalej: ZPR) w dzielnicach: Praga-Południe, Praga-Północ oraz Targówek m.st. Warszawy (link do mapy TU).
Zapraszamy do składania ofert do dnia 12 grudnia 2019 roku (do godziny 16.00).
W razie pytań dotyczących konkursów zachęcamy do kontaktu z p. Adamem Markuszewskim, tel. 22 443 34 48, amarkuszewski@um.warszawa.pl, Centrum Komunikacji Społecznej, Zespół Wzmacniania Wspólnoty Lokalnej.
Pytania i odpowiedzi:
OGÓLNE
-
Kto może składać oferty?
O przyznanie dotacji w ramach otwartego konkursu ofert mogą się ubiegać organizacje pozarządowe i podmioty, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
-
Jakie doświadczenie we wspieraniu społeczności lokalnej jest wymagane? Jak jest to oceniane? Co, jeśli organizacja wnioskująca nie ma takiego doświadczenia?
Oferta powinna zawierać opis dotychczas zrealizowanych działań wspierających rozwój społeczności lokalnej we współpracy z tą społecznością. W protokole oceny oferty w ramach kryterium II.2. „Doświadczenie w realizacji działań wspierających rozwój społeczności lokalnej we współpracy z tą społecznością, w tym jako Miejsce Aktywności Lokalnej”, można otrzymać maksymalnie 10 punktów. Jeśli Państwo nie mają takich doświadczeń we współpracy ze społecznością lokalną prosimy o napisanie tego w ofercie, jednak w tym przypadku nie otrzymają Państwo punktów.
-
Co jeśli z MALu korzystać będą nie tylko okoliczni mieszkańcy, ale też osoby z innych części miasta?
Jest to możliwe, że z przestrzeni skorzystają także mieszkańcy z innych części miasta. Nie trzeba prowadzić rejestru i sprawdzać skąd dokładnie są mieszkańcy. Pojawienie się i dobra promocja Miejsca Aktywności Lokalnej zwiększa szansę, że skorzystają z niego okoliczni mieszkańcy.
-
Czy można składać oferty wspólne?
Tak, jest to możliwe, żeby kilka organizacji pozarządowych złożyło wspólną ofertę zgodnie z art.14 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
-
Czym różni się powierzenie realizacji zadania od wsparcia realizacji zadania?
Tutaj odsyłamy do artykułu, który pojawił się na portalu ngo.pl, w którym wskazane są różnice między powierzeniem i wsparciem.
-
Co gdyby w toku realizacji zadania organizacja uległa rozwiązaniu, a jej członkowie chcieliby dalej realizować zadanie w ramach innej organizacji?
Nie ma takiej możliwości, ponieważ członkowie organizacji są osobami fizycznymi, a umowę m.st. Warszawa zawiera z osoba prawną.
LOKAL
-
Czy jako przestrzeń udostępnianą można liczyć ogród?
Główną udostępnianą w ramach konkursu przestrzenią powinna być przestrzeń w budynku. Można udostępniać ogród, jednak powinna to być wtedy przestrzeń dodatkowa.
-
Jak opisać ogólnodostępność przestrzeni? Np. co jeśli lokal ma w tej chwili schody utrudniające wjazd na wózku, ale organizacja chciałaby jakoś zlikwidować tę barierę w niedalekiej przyszłości?
Ogólnostępność lokalu odnosi się do jej parametrów fizycznych np. czy jest to parter czy piętro, czy do lokalu prowadzą schody lub podjazd, może w budynku jest winda, czy w lokalu jest dostosowana toaleta. W ofercie opiszcie państwo stan obecny, a jeżeli planujecie zlikwidować barierę w przyszłości warto o tym wspomnieć wraz z podaniem możliwego terminu.
-
Co jeśli w momencie składania wniosku lokal jest jeszcze w remoncie? Czy trzeba będzie jakoś udokumentować zaawansowanie remontu?
Kiedy będziecie Państwo składać ofertę napiszcie w miejscu, gdzie wskazuje się termin realizacji zadania publicznego, realny czas udostępniania przestrzeni tzn. kiedy będzie ona po remoncie.
-
Jak potwierdzić prawo własności dla gruntu wraz z budynkiem, których organizacja jest właścicielem? Czy może to być np. wyciąg z hipoteki?
Może być to kopia aktu notarialnego lub odpis zwykły księgi wieczystej.
-
Czy można udostępniać jako MAL fragment większej przestrzeni? Jakie dokumenty należy przedłożyć, jeśli przestrzeń ta jest wykorzystywana przez organizację na mocy porozumienia, ale bez formalnej umowy podnajmu?
MAL może być fragmentem większej przestrzeni, jeśli będzie to wyraźnie określona przestrzeń np. konkretny pokój/ sala, a nie część większego pokoju.
Porozumienie o współpracy będzie odpowiednim dokumentem. Powinny znaleźć się w nim zapisy, że organizacja będzie mogła korzystać z lokalu w czasie realizacji zadania publicznego wraz z podaniem konkretnych terminów.
SZCZEGÓŁY UDOSTĘPNIANIA
-
Czy już we wniosku trzeba precyzować, jakie pory/dni będą terminami udostępniania przestrzeni i na jakim poziomie szczegółowości?
To od Państwa zależy, jak rozpiszecie godziny udostępniania. Na etapie składania oferty możecie opisać bardzo konkretnie dni i godziny albo napisać zakres np. jeden dzień w tygodniu i jeden weekend w miesiącu. Ważne, żeby uwzględnić różnorodność godzin – wtedy jest większa szansa, że skorzystają z przestrzeni różne grupy mieszkańców.
-
Czy w ramach wymaganych 20h dopuszczalne jest udostępnianie przestrzeni w ciągu dnia (nie tylko popołudniami, wieczorami i w weekendy)?
Jest to możliwe, ponieważ godziny powinny korespondować z potrzebami mieszkańców. Warto uwzględnić różnorodność godzin – wtedy jest większa szansa, że skorzystają z przestrzeni różne grupy mieszkańców.
-
Na ile sztywne i precyzyjne musza być godziny udostępniania przestrzeni zapisane na stronie Spółdzielni Kultury? Czy można np. napisać, że przestrzeń jest dostępna po wcześniejszych umówieniu telefonicznym, bez konkretnych dni/godzin?
Terminy wpisane w ofercie stają się wiążące, ponieważ oferta staje się załącznikiem do umowy. Godziny wpisane na stronie Spółdzielni Kultury powinny być już doprecyzowane, ponieważ mieszkańcy na podstawie opisu decydują, czy skorzystać z danej przestrzeni. Godziny wpisane w ofercie można edytować, jednak będzie się wiązało z aneksem umowy.
- Czy można zmniejszyć zakres działania/udostępniania przestrzeni MALu lub zawiesić je na jakiś okres, np. miesiące letnie? Czy w takim okresie można rozliczać koszty eksploatacji, np. Czynsz?
Mogą Państwo napisać w ofercie o przewie wakacyjnej, zaznaczyć to w haromonogramie i stosowanie do niego rozłożyć koszty w kosztorysie.
-
Jak trzeba będzie wykazać/udokumentować minimum 10h rezerwacji przestrzeni w miesiącu? Czy będą wymagane fizyczne potwierdzenia, np. oświadczenia rezerwujących, zdjęcia etc.?
Oświadczenia ani zdjęcia nie są wymagane. To Państwo decydują, w jaki sposób w sprawozdaniu końcowym wykażecie te minimalne 10 godzin rezerwacji w miesiącu. Najłatwiej będzie zrobić spis z kalendarza rezerwacji, gdzie wskazujecie Państwo, ile godzin zostało zarezerwowanych na jakiego rodzaju działania. W czasie realizacji zadania warto też zaznaczać w kalendarzu, która rezerwacja została odwołana. To ułatwi rozliczenie.
- Czy rezerwacje, które zostały odwołane wliczają się do puli obowiązkowych 10h?
DZIAŁANIA
-
Co się składa na działania informacyjne?
Działania informacyjne to wszystkie działania podjęte, aby poinformować mieszkańców o dostępnej przestrzeni. Aby dotrzeć do różnorodnych mieszkańców warto zastosować różne kanały informacji - oprócz informacji na stronie internetowej organizacji, profilu w mediach społecznościowych może to być też np. forma taka jak ulotki i plakaty, czy inne lokalne narzędzia promocji.
-
Czy działania „uliczne”, na zewnątrz budynku, mogą się liczyć jako animacje w ramach wymaganych 10h? Czy można do nich zaliczyć np. grę miejską lub plener artystyczny?
Działania uliczne, które mają się stać częścią działań animacyjnych, powinny w jakiś sposób być powiązane z udostępnianą przestrzenią. Celem działań animacyjnych jest przyciągnięcie mieszkańców do przestrzeni Miejsca Aktywności Lokalnej i poinformowanie ich o możliwości skorzystania z tego zasobu. Zakładamy, że kiedy mieszkańcy oswoją przestrzeń, chętniej będą z niej korzystać proponując własne działania.
-
Co jeśli działania animacyjne stanowią podstawę działalności organizacji i chciałaby ona realizować je w wymiarze większym niż 10h w miesiącu?
W ramach realizacji tego zadania publicznego można rozliczyć tylko działania animacyjne w wymiarze maksymalnie 10 godzin w miesiącu i w związku z tym kosztorys powinien być dostosowany do tego wymiaru godzin. Organizacja, poza działaniami w ramach tego zadania, może prowadzić dodatkowe działania animacyjne.
-
Czy wydarzenia realizowane w MALu muszą mieć jakiś szczególnych rozmach, czy też mogą to być działania mniejszej skali, np. klub czytelniczy?
W MAL mieszkańcy i grupy nieformalne realizują własne działania. Nie ograniczamy ich skali.
ZASADY FUNCKJONOWANIA MALu
-
Jak w praktyce ma wyglądać ogólnodostępność miejsca dla różnych grup i brak możliwości stosowania wyłączeń? Jak można sobie radzić z problemem „trudnych klientów”, np. osób po spożyciu alkoholu?
Należy zastosować stosowne zapisy w Regulaminie udostępniania przestrzeni – zapis o braku dyskryminacji ze względu na różne cechy. Warto stosować też zapis, że osoby pod wpływem alkoholu oraz substancji psychoaktywnych nie mogą korzystać z przestrzeni MAL.
Przykładowe zapisy regulaminów / zasad współpracy znajdują się w prezentacji.
Linki do przykładowych dokumentów:
-
Co można zawrzeć w regulaminie (zasadach funkcjonowania) MALu?
Przykładowe zapisy regulaminów / zasad współpracy i przykładowe obszary regulacji znajdują się w prezentacji.
-
Czy można tak zapisać np. że osoby rezerwujące z wyprzedzeniem mają pierwszeństwo w korzystaniu z przestrzeni?
Jeśli udostępniają Państwo np. jedną salę lub pokój to wydaje się to oczywiste, że osoba, która wcześniej dokona rezerwacji będzie mogła skorzystać z przestrzeni. Nie trzeba tego specjalnie dookreślać w regulaminie. Kolejne chętne do skorzystania z przestrzeni osoby mogą Państwo odesłać do kalendarza udostępniania przestrzeni, aby wybrały inny termin.
-
Czy można mieć „czarną listę” osób korzystających z przestrzeni, np. notorycznie odwołujących rezerwacje?
To Państwo wprowadzają zapisy, które ułatwiają sprawną realizację zadania publicznego. Można wprowadzić zapis do regulaminu / zasad współpracy, że osoba, która odwoła rezerwację więcej niż kilka razy pod rząd (warto napisać ile), nie będzie mogła skorzystać z przestrzeni przez ustalony przez Państwa czas.
-
Czy w ramach działań MALu dopuszczalny jest barter/niefinansowy wkład mieszkańców w jego funkcjonowanie, np. produkty spożywcze, które każdy przynosi do wspólnej kuchni? Czy i jak można to zapisać w regulaminie miejsca?
Można przez dookreślenie zasady wzajemności zachęcać mieszkańców do współtworzenia Miejsca Aktywności Lokalnej. Oto jedna z zasad Domu Sąsiedzkiego “Moje Szmulki”, która znalazła się w prezentacji: „Obowiązuje zasada wzajemności. Korzystasz ze wspólnej kawy/herbaty/cukru/oleju/mleka? Następnym razem przynieś coś i poczęstuj innych. Uczestniczysz w bezpłatnych zajęciach albo warsztatach? Pomyśl w jaki sposób możesz się odwdzięczyć, albo spytaj osobę pracującą w Domu Sąsiedzkim w czym mógłbyś pomóc”.
KOSZTY
-
Czy w ramach dotacji można zatrudnić koordynatora przestrzeni?
Tak, jest to możliwe.
-
Czym różni się stanowisko koordynatora i animatora, i jaka pozycja jest lepiej widziana w ofercie?
To Państwo ustalają kto będzie miał jakie zadania w zależności od specyfiki MAL. Nie preferujemy żadnego z rozwiązań. Zwykle koordynator zarządza projektem, a animator pracuje bezpośrednio z mieszkańcami. Czasem jedna osoba może pełnić funkcję koordynatora projektu i animatora.
-
Czy można korzystać ze środków tego konkursu na przestrzeń, która jest już MALem, np. domu sąsiedzkiego albo kawiarni, która oficjalnie dołączyła do sieci MAL?
Tak, można realizować działania w miejscu, które już należy do sieci MAL po podpisaniu odpowiedniego porozumienia (jeśli to nie Państwa organizacja jest zarządza tym miejscem). Ważne jest niepowielanie w ramach tego zadania działań, które już są finansowane ze środków m.st. Warszawy.
-
Czy można skorzystać z dotacji i opłacać z niej czynsz w lokalu wynajmowanym na preferencyjnych warunkach od miasta?
Tak, można to zrobić.
-
Czy są zasoby finansowe, o których mowa w formularzu wniosku i czy mogą one w ofercie wynosić „0”?
Tak, wtedy będziemy mieli do czynienia z powierzeniem realizacji zadania publicznego (a nie wsparciem) opisanym powyżej.
- Co z ewentualnymi kosztami nieprzewidzianych napraw, np. popsuty czajnik czy wyrwane gniazdko? Czy i jak można je uwzględnić w budżecie projektu?
Możecie Państwo uwzględnić w kosztorysie koszt napraw, zakupu doposażenia i eksploatacji lokalu. Proszę pamiętać, że zgodnie z zapisami ogłoszenia konkursowego koszt doposażenia i/lub dostosowania i bieżącej konserwacji lokalu nie może przekraczać 30% wartości dotacji.
- Czy w budżecie projektu można zawrzeć koszty ubezpieczenia przestrzeni, np. pracowni ze specjalistycznym wyposażeniem?
Tak, możecie Państwo to zrobić. To organizacja kształtuje kosztorys. Komisja konkursowa oceni zasadność takiej pozycji w kosztorysie.
- Czy dotacja może być przeznaczona w przeważającej części na czynsz/media, jeśli koszty potrzebne do realizacji wymaganych w konkursie zadań organizacja wniesie jako wkład własny?
Dotacja jest udzielana na realizację konkretnego zadania publicznego. To organizacja tworząc ofertę ustala kosztorys, który powinien być spójny z planowanymi działaniami i uwzględniać warunki opisane w ogłoszeniu konkursowym. Komisja konkursowa oceni, na ile możliwa będzie realizacja działań merytorycznych przez organizację.
- Czy kosztami w projekcie mogą być wyłącznie koszty zatrudnienia animatora/koordynatora i zakup materiałów do działań z mieszkańcami?
Dotacja jest udzielana na realizację konkretnego zadania publicznego. To organizacja tworząc ofertę ustala kosztorys, który powinien być spójny z planowanymi działaniami i uwzględniać warunki opisane w ogłoszeniu konkursowym. Komisja konkursowa oceni, na ile możliwa będzie realizacja działań merytorycznych przez organizację.
- Czy biorąc pod uwagę „sezonowość” funkcjonowania MALu (np. mniejsze zapotrzebowanie na wynajem przestrzeni w sezonie letnim) oraz konieczność zbudowania popularności nowego miejsca, można rozłożyć minimalny wymiar godzin dla liczby miesięcy ujętej w projekcie w inny sposób niż 20h (minimalna liczba godzin udostępniania przestrzeni w miesiącu) i 10h (maksymalna liczba godzin animacyjnych w miesiącu) nieproporcjonalnie pomiędzy miesiącami?
Zakładamy, że organizacje, które składają oferty, są w stanie udostępnić przestrzeń przez minimum 20 godzin w miesiącu i prowadzić działania animacyjne maksymalnie 10 godzin w miesiącu utrzymując te limity godzin w każdym z miesięcy, kiedy przestrzeń będzie udostępniana.
- Jakie będzie podejście przy rozliczaniu dotacji do niewywiązania się z minimalnego wymaganego rezultatu jeśli idzie o liczbę rezerwacji przestrzeni?
Zakładamy, że Państwo składając ofertę świadomie decydują się zrealizować założony rezultat i działają w najlepszej wierze, aby go osiągnąć. My na etapie składania ofert będziemy wymagać rozliczenia zakładanego wskaźnika.
Jeśli organizacji nie uda się uzyskać wymaganych 10 godzin rezerwacji w miesiącu, powinna zwrócić się do dyrekcji CKS z prośbą o możliwość uzupełnienia niedoboru w kolejnych miesiącach i opisem działań animacyjnych, informacyjnych, promocyjnych, które zostaną podjęte, aby przyciągnąć większą liczbę mieszkańców i grup nieformalnych do MAL. Zwracamy uwagę iż taka procedura może mieć zastosowanie tylko w wyjątkowych, dobrze uzasadnionych okolicznościach i decyzja, co do tego, czy niezachowanie minimalnego limitu nie umożliwi prawidłowego rozliczenia dotacji będzie podejmowana w każdym przypadku indywidualnie w oparciu o przedstawione wyjaśnienia.
Na pozostałe pytania dotyczące ogłoszenia postaramy się odpowiedzieć w najbliższych dniach.
