Jolanta Organowska
Naczelnik Wydziału Ogólnego
Godziny pracy: 8.00 - 16.00 poniedziałek - piątek
Pl. Defilad 1, p.XX, pok. 2024
00-901 Warszawa tel.: 22 443 05 84
Adres do korespondencji:
00-024 Warszawa, Al. Jerozolimskie 44
e-mail: Sekretariat.BR@um.warszawa.pl
W skład Wydziału Ogólnego wchodzą następujące wewnętrzne komórki organizacyjne:
1. Wieloosobowe Stanowisko Pracy ds. obsługi Kancelaryjno–Administracyjnej
Do zakresu działania Wieloosobowego Stanowiska Pracy ds. Obsługi Kancelaryjno– Administracyjnej, wchodzącego w skład Wydziału Ogólnego, należy w szczególności:
- rejestracja korespondencji przychodzącej i wychodzącej;
- przygotowywanie pism do dekretacji;
- rozdzielanie zadekretowanej korespondencji do właściwych wewnętrznych komórek organizacyjnych Biura;
- kontrola przestrzegania przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U z 2002 r., Nr 101, poz. 926 z późn. zm.);
- stworzenie organizacyjnych warunków do odbierania przez Przewodniczącego Rady
i przechowywania wymaganych prawem oświadczeń Radnych; - stałe aktualizowanie informacji o pracach Rady w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu;
- udostępnianie informacji publicznej, zgodnie z ustawą z dnia 6 września 2001 r.
o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2001 r., Nr 112, poz. 1198 z późn. zm.); - wykonywanie czynności związanych z przeprowadzaniem wyboru ławników do sądów powszechnych;
8a) bieżąca obsługa biblioteki oraz biblioteki multimedialnej;
8b) obsługa portalu Rady; - wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora Biura.
2. Wieloosobowe Stanowisko Pracy ds. Skarg i Wniosków
Do zakresu działania Wieloosobowego Stanowiska Pracy ds. Skarg i Wniosków, wchodzącego w skład Wydziału Ogólnego, należy w szczególności:
- prowadzenie wykazu wpływających do Rady skarg oraz wydawanie opinii co do sposobu udzielania odpowiedzi na skargi;
- monitorowanie, w szczególności pod kątem zachowania ustawowych terminów,
prac w zakresie odpowiedzi na skargi oraz prowadzenie wykazu odpowiedzi
na skargi; - prowadzenie i archiwizowanie dokumentacji dotyczącej skarg;
- wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora Biura.
3. Wieloosobowe Stanowisko Pracy ds. Organizacyjno–Finansowych
Do zakresu działania Wieloosobowego Stanowiska Pracy ds. Organizacyjno– Finansowych, wchodzącego w skład Wydziału Ogólnego, należy w szczególności:
- prowadzenie przy współpracy z Biurem Planowania Budżetowego Urzędu oraz Biurem Księgowości i Kontrasygnaty Urzędu spraw finansowych Biura, w tym prowadzenie rejestrów oraz archiwizowanie dokumentacji;
- przygotowywanie projektów umów i nadzór nad właściwą realizacją umów;
- organizacyjna obsługa wyjazdów i szkoleń Radnych;
- rejestrowanie potwierdzonych przez Przewodniczącego Rady usprawiedliwień nieobecności Radnych na sesjach Rady i posiedzeniach Komisji;
- prowadzenie dokumentacji dotyczącej diet Radnych;
- zaopatrywanie sekretariatów Przewodniczącego i Wiceprzewodniczących Rady oraz sekretariatu Biura w artykuły biurowe oraz spożywczo-przemysłowe, służące do celów reprezentacyjnych;
- przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do przeprowadzania przetargów;
- prowadzenie ewidencji godzin nadliczbowych pracowników Biura;
- sporządzanie i przesyłanie miesięcznych wykazów oraz zestawienia rocznego godzin nadliczbowych do Biura Kadr i Szkoleń;
- wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora Biura.
4. Wieloosobowe Stanowisko Pracy ds. Obsługi Sekretariatów i Pomocy Radnym
Do zakresu działania Wieloosobowego Stanowiska Pracy ds. Obsługi Sekretariatów i Pomocy Radnym, wchodzącego w skład Wydziału Ogólnego, należy w szczególności:
- prowadzenie sekretariatu Biura;
- zapewnienie obsługi sekretarskiej Przewodniczącego i Wiceprzewodniczących Rady,
w tym rejestracja przychodzących i wychodzących pism;
2a) opracowywanie i prowadzenie kalendarza Przewodniczącego oraz Wiceprzewodniczących Rady w zakresie udziału w uroczystościach rocznicowych,
w tym państwowych, patriotycznych oraz okolicznościowych;
2b) organizowanie oraz wstępne merytoryczne przygotowywanie posiedzeń Kapituły
oraz rejestracja wniosków o przyznanie wyróżnienia „Zasłużony dla Warszawy;
2c) prowadzenie ewidencji przyznanych wyróżnień „Zasłużony dla Warszawy”;
2d) prowadzenie ewidencji stanu upominków i statuetek;
2e) archiwizacja materiałów prasowych na temat Rady;
2f) wykonywanie czynności związanych z przeprowadzaniem wyboru ławników do sądów powszechnych; - dokumentowanie obecności w pracy pracowników Biura;
- informowanie uczestników Konwentu Rady o terminie, miejscu i porządku obrad;
- informowanie uczestników spotkań Przewodniczącego Rady z przewodniczącymi Komisji o terminie, miejscu i porządku obrad;
- pomoc Radnym przy organizowaniu dyżurów Radnych oraz prowadzenie i aktualizacja wykazu dyżurów Radnych;
- ułatwianie Radnym kontaktowania się z komórkami organizacyjnymi Urzędu
oraz z osobami, urzędami i instytucjami zewnętrznymi w sprawach wiążących się
z wykonywaniem przez Radnych ich mandatu; - przekazywanie Radnym, poprzez skrytki Radnych oraz pocztę elektroniczną, informacji
i korespondencji kierowanych do Radnych; - udzielanie Radnym pomocy w wysyłaniu korespondencji w sprawach wiążących się
z wykonywaniem przez Radnych ich mandatu; - zbieranie od Radnych informacji o problemach, których rozwiązanie ułatwiłoby Radnym wykonywanie ich mandatu i przekazywanie tych informacji Dyrektorowi Biura lub właściwym wewnętrznym komórkom organizacyjnym Biura;
- wykonywanie innych prac zleconych przez Dyrektora Biura.
5. Jednoosobowe Stanowisko Pracy ds. Koordynacji i Monitoringu
Do zakresu działania Jednoosobowego Stanowiska Pracy ds. Koordynacji i Monitoringu, wchodzącego w skład Wydziału Ogólnego, należy w szczególności:
- realizowanie zadań powierzonych koordynatorowi ds. ryzyka;
- kontrola stosowania standardów ISO w Biurze;
- wykonywanie zadań koordynatora ds. wdrożenia Systemu Zarządzania Kompetencjami Zawodowymi;
- wykonywanie zadań zleconych przez Dyrektora z zakresu kontroli zarządczej;
- współpraca i współdziałanie z biurami Urzędu przy realizacji projektów współfinansowanych z funduszy pomocowych;
- nadzór nad zarządzaniem projektami współfinansowanymi z funduszy pomocowych oraz realizacja tych projektów zgodnie z aktualnymi dokumentami programowymi;
- monitorowanie osiągnięcia założonych celów i rezultatów dla projektów współfinansowanych z funduszy pomocowych;
- wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora Biura.