>> Obejrzyj konferencję podsumowującą projekt
Projekt: „Modernizacja funkcjonowania Biura Rady m.st. Warszawy i Sekretariatów Rad Dzielnic m.st. Warszawy”
współfinansowany ze środków Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
Dofinansowanie:
całkowity koszt projektu - 1.422.830 Euro
koszty kwalifikowane - 658.637 Euro
w tym
dofinansowanie 85% - 559.841 Euro
budżet m.st. Warszawy 15% - 98.796 Euro
Czas realizacji projektu: październik 2008 – kwiecień 2011
W okresie od października 2008 r. do kwietnia 2011 r. Biuro Rady m.st. Warszawy Urzędu m.st. Warszawy, we współpracy z Biurem Administracyjno-Gospodarczym, Biurem Informatyki i Przetwarzania Informacji oraz z Biurem Kadr i Szkoleń, realizowało projekt pod nazwą: „Modernizacja funkcjonowania Biura Rady m.st. Warszawy i Sekretariatów Rad Dzielnic m.st. Warszawy” dofinansowany ze środków Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
Głównym celem projektu była poprawa jakości pracy i rozwój zasobów ludzkich Biura Rady m.st. Warszawy i Sekretariatów Rad Dzielnic m.st. Warszawy, poprzez przeprowadzenie szkoleń pracowników oraz wdrożenie i wykorzystanie oprogramowania komputerowego, technologii informatycznych oraz systemów elektronicznych, co przyczyniło się do znacznej poprawy jakości oraz wzrostu efektywności działań pracowników m.st. Warszawy, a w efekcie przyczyniło się do poprawy jakości świadczonych usług zarówno na rzecz radnych miasta i radnych dzielnic jak również mieszkańców Warszawy.
Osiągnięcie planowanych celów zapewniono poprzez działania podjęte w trzech obszarach systemowych. Były to: działania na poziomie stanowiska pracy - prowadzenie systematycznych szkoleń dla kadry kierowniczej, szkoleń dla pracowników Biura Rady i Sekretariatów Rad Dzielnic, studia podyplomowe dla pracowników urzędu; działania
na poziomie procesu funkcjonowania Biura Rady i Sekretariatów Rad Dzielnic – spowodowanie szerszego dostępu mieszkańców do dokumentów związanych z pracą rad poprzez archiwizowanie i przechowywanie dokumentacji wytwarzanej elektronicznie w elektronicznym archiwum; działania na poziomie organizacji – stworzenie aplikacji edytora aktów prawnych i normatywnych EdytUM oraz nowego portalu Rady m.st. Warszawy z podstronami dla rad wszystkich dzielnic m.st. Warszawy.
W ramach realizacji szkoleniowej części projektu przeprowadzono szkolenia z zakresu umiejętności miękkich, szkolenia informatyczne, szkolenia dla kadry kierowniczej, kurs języka angielskiego, oraz zrealizowano studia podyplomowe. Szkolenia dotyczące warunków efektywnej współpracy, komunikacji interpersonalnej, zarządzania czasem czy profesjonalnej obsługi klienta poszerzyły i ugruntowały wiedzę oraz umiejętności pracowników bezpośrednio współpracujących z mieszkańcami oraz z radnymi.
Nowością w tego typu projekcie realizowanym przez miasto stanowił komponent studiów podyplomowych z zakresu administracji samorządowej, z uwzględnieniem problematyki organizacji komórek obsługujących Radę m.st. Warszawy oraz rady dzielnic m.st. Warszawy. Program studiów został dopasowany do potrzeb pracowników samorządowych, a w jego zakres weszły również zagadnienia takie jak e-Goverment, organizowanie w administracji, marketing w administracji czy socjologia wielkiego miasta. W studiach podyplomowych udział wzięło 150 osób zatrudnionych w Urzędzie m.st. Warszawy.
We współpracy z partnerem norweskim – miastem stołecznym Oslo – w oparciu o sprawdzone doświadczenia, stworzony został portal internetowy, dzięki któremu mieszkańcy mogą zapoznać się z bieżącymi informacjami związanymi z działalnością Rady m.st. Warszawy oraz Rad Dzielnic m.st. Warszawy, uzyskać informacje dotyczące pracy poszczególnych radnych, jak również na bieżąco śledzić wszelkie aktualności np. transmisje on-line obrad sesji Rady m.st. Warszawy oraz elektroniczne archiwum nagrań z wcześniejszych sesji.
W ramach projektu stworzono nowe narzędzie – edytor aktów prawnych i normatywnych EdytUM, które pozwoliło na ujednolicenie i usprawnienie procedury tworzenia aktów prawnych w Urzędzie m.st. Warszawy.
W celu zwiększenia dostępu mieszkańców do dokumentów związanych z działalnością rad w najczęściej odwiedzanych lokalizacjach Urzędu m.st. Warszawy oraz we wszystkich dzielnicach ustawiono sieć infomatów, a w Biurze Rady m.st. Warszawy powstała biblioteka wyposażona w stanowiska komputerowe oraz księgozbiór o tematyce administracyjno-samorządowej.
>> KsięgozbiórProjekt zawierał również część inwestycyjną, w ramach, której dokonano m.in. zakupów sprzętu konferencyjno-nagłaśniającego, skanerów, drukarek, laptopów wraz z bezprzewodowym dostępem do Internetu, dyktafonów oraz pamięci USB dla potrzeb Biura Rady m.st. Warszawy oraz Sekretariatów Rad Dzielnic m.st. Warszawy.
Realizacja projektu w znaczący sposób przyczyniła się do poprawy standardu obsługi zarówno prac Rady m.st. Warszawy i Rad Dzielnic m.st. Warszawy jak i do poprawy standardu obsługi mieszkańców poprzez zwiększenie dostępu do informacji o działalności samorządu i pracy rad.