null

Warszawski Panel Klimatyczny; otwarty konkurs ofert przeprowadzany przez Biuro Ochrony Powietrza i Polityki Klimatycznej

Drukuj otwiera się w nowej karcie
Termin składania
23.07.2020 16:00
 
Informacje dodatkowe:

Komunikat Biura Ochrony Powietrza i Polityki Klimatycznej

Uprzejmie informujemy o zmianie w zarządzeniu Nr 756/2020 Prezydenta m.st. Warszawy z dnia 15 czerwca 2020 r. w sprawie ogłoszenia otwartego konkursu ofert na realizację zadania publicznego w zakresie ekologii i ochrony zwierząt oraz ochrony dziedzictwa przyrodniczego, upowszechniania i ochrony wolności i praw człowieka oraz swobód obywatelskich, a także działań wspomagających rozwój demokracji w latach 2020 - 2021 pod nazwą Warszawski Panel Klimatyczny. Zgodnie z zarządzeniem Prezydenta m.st. Warszawy nr 938/2020 z dnia 15 lipca 2020 r., zmieniającym zarządzenie 756/2020:

 

  1. termin składania ofert na organizację zostaje wydłużony o 7 dni – w systemie Witkac oferty należy złożyć do 23 lipca 2020 r. (do g. 14.00), a potwierdzenie złożenia oferty należy dostarczyć do 24 lipca 2020 r. (do godz. 14.00).
  2. M.st. Warszawa będzie odpowiadać za koszty wysyłki zaproszeń (korzystając z własnych umów ramowych z operatorem pocztowym) w liczbie nie większej niż 20 tys. przesyłek.
  3. W wypadku organizacji spotkań za pomocą środków komunikacji na odległość, minimalny czas trwania spotkania z panelistami/panelistkami zostaje skrócony z 3 godzin do 2 (w wypadku spotkań tradycyjnych pozostaje minimalny czas trwania spotkania w wymiarze 3 godzin).

Zmiana zawarta w punkcie 2. wynika z wysokiego kosztu wysyłki w całym budżecie przedsięwzięcia. Przejęcie kosztu wysyłki przez organizatora panelu - m.st. Warszawę pozwoli na przeznaczenie większych środków na organizację i promocję panelu.

 

Zmiana zawarta w punkcie 3. wynika z tego, że w wypadku spotkań on-line możliwość utrzymania koncentracji jest ograniczona. Niemniej jednak oferenci muszą wziąć pod uwagę, że organizacja spotkań z panelistami/panelistkami musi zapewnić im uzyskanie odpowiedniej wiedzy oraz dać możliwość swobodnej dyskusji (deliberacji) na tematy związane z panelem.

 

W przypadku oferentów, którzy już złożyli swoje oferty, informujemy o możliwości wycofania oferty i ponownego jej złożenia po uwzględnieniu wyżej opisanych zmian w zarządzeniu.

 

Pytania i odpowiedzi zgłoszone w związku z konkursem na organizację Warszawskiego Panelu Klimatycznego

1.  Wysyłka zaproszeń do panelistek/panelistów

1)    Kto ponosi koszt drukowania zaproszeń oraz materiałów informacyjnych dla panelistów/panelistek?

Koszt drukowania materiałów do wysyłki oraz materiałów informacyjnych dla uczestników panelu leży po stronie oferenta.

2)    Kto jest odpowiedzialny za pakowanie i kopertowanie przesyłek?

M.st. Warszawa dostarczy koperty niezbędne do wysyłki, ale usługa pakowania/kopertowanie leży po stronie oferenta.

 

2.  Organizacja spotkań z panelistkami/panelistami:

 

Czy w sytuacji, gdy wylosowani paneliści/panelistki będą miały ograniczony dostęp do sprzętu zapewniającego komunikację na odległość - czy m.st. Warszawa ma jakiś plan sprzętowy oraz dostępu do Internetu dla tych osób?

Kwestie związane z organizacja spotkań panelu przy użyciu sprzętu do komunikacji na odległość, w tym znalezienie rozwiązań technicznych umożliwiających udział w tych spotkaniach osobom starszym lub niezamożnym, leżą po stronie oferenta.

3.  Alokacja środków finansowych:

Czy istnieje możliwość bardziej równomiernego podziału środków pomiędzy latami (alokacja środków finansowych do wydatkowania pomiędzy latami zawarta w ogłoszeniu to 160 000 zł w 2020 r. i 20 000 zł w roku 2021) tak, aby większa część środków była możliwa do wydatkowania w roku przyszłym, co umożliwiłoby lepszą organizację panelu, dzięki większej ilości czasu na przygotowanie regulaminu, zatrudnienie niezależnych ekspertów, wybór panelistów oraz wypromowanie panelu -identyfikacja graficzna, przygotowanie materiałów umieszczenie materiałów w przestrzeni publicznej, www., FB?

Nie ma możliwości zmiany alokacji środków finansowych między latami.

Na potrzeby realizacji zadania organizacji Warszawskiego Panelu Klimatycznego środki finansowe zostały wprowadzone uchwałą Rady m.st. Warszawy do wieloletniej prognozy finansowej. Wprowadzenie innej alokacji środków byłoby niezgodne z zapisami WPF, czego konsekwencją byłby brak możliwości uzyskania kontrasygnaty i podpisania umowy ze zwycięzcą konkursu.

4.  Sala i jej wyposażenie

Jaka jest specyfikacja techniczna (rzuty techniczne sali, audio, oświetlenie, rzutniki etc.)? Czy obsługa techniczna sprzętu pozostaje po stronie miasta czy oferenta?

Wyposażenie techniczne sali, w której będą odbywać się spotkania Warszawskiego Panelu Klimatycznego, będzie obejmować odpowiedni system nagłośnienia oraz odpowiednio duży ekran, na którym będzie możliwa prezentacja treści dla uczestników panelu. W tej chwili nie możemy przekazać dokładnego rzutu powierzchni i parametrów sali, ponieważ pod uwagę jest branych kilka lokalizacji znajdujących się w zasobach lokalowych Miasta. Miasto zapewnia również obsługę techniczną udostępnionego sprzętu. Oprócz sali na spotkania plenarne Miasto może zapewnić również inne sale, niezbędne dla sprawnej organizacji panelu, np. na spotkania grup roboczych, grup tematycznych itp.

5.  Ubezpieczenie uczestników

Kto jest odpowiedzialny i kto pokrywa koszt ubezpieczenie (OC i NW) panelistów, ekspertów oraz panelu?

Kwestie i koszty związane z ewentualnym ubezpieczeniem panelistów /panelistek, ekspertów oraz wydarzeń związanych z panelem leżą po stronie oferenta.

6.  Strona internetowa

Kto będzie administrował stroną panelu: m.st. Warszawa czy oferent? Czy oferent przekazuje tylko oprawę graficzną oraz tekst do sekcji informatycznej UM czy całość kreacji strony pozostaje po stronie oferenta? Czy możliwe jest także robienie transmisje live na stronie UM?

Zgodnie z opisem zadania znajdującym się w ogłoszeniu: „Do zadań Zleceniobiorcy będzie należało (…) opracowanie koncepcji oraz przeprowadzenie kampanii informacyjnej dotyczącej Panelu Klimatycznego: (…) uwzględniającej kanały dotarcia elektroniczne przede wszystkim: podstrona na odpowiedniej stronie miejskiej (przygotowanie treści przed i w trakcie panelu obywatelskiego w zakresie informacji o nim i aktualności)”.

Zgodnie z powyższym zapisem operator panelu nie ma obowiązku stworzenia nowej strony internetowej (choć możliwe jest jej stworzenia i przekierowywania treści na niej zawartych na odpowiednią podstronę miejską), a jedynie przygotowanie treści, które zostaną umieszczone na podstronie utworzonej w ramach istniejących stron administrowanych przez Miasto. Od operatora zależy na ile rozbudowane będą to treści. Istnieje możliwość transmisji live na wykorzystywanej przez Miasto platformie.

7.  Współpraca w zakresie PR i marketingu

Jaki zakres współpracy jest przewidywany z strony m.st. Warszawy w zakresie PR i marketingu?

Zgodnie z opisem zadania znajdującym się w ogłoszeniu, operator publikując treści związane z Warszawskim Panelem Klimatycznym jest zobowiązany do ich akceptacji przez Biuro Marketingu Miasta pod kątem ich zgodności z polityką informacyjną i marketingową Miasta. Ponadto Biuro Marketingu Miasta będzie komunikować kwestie związane z panelem swoimi kanałami komunikacyjnymi korzystając z materiałów przygotowanych przez organizację, która wygra konkurs na przeprowadzenie panelu.

8.  Wytyczne w zakresie kampanii informacyjnej

Jakie są wytyczne w zakresie kampanii informacyjnej: liczba przewidzianych ulotek, liczba przewidzianych plakatów i rozmiar, wytyczne na banery i rollupy na sesje panelu obywatelskiego (ile i jakiej wielkości), reklamy w prasie lokalnej - (liczba, rozmiar, frekwencja), reklamy w mediach społecznościowych - czy jest przewidziane do ilu ludzi mamy dotrzeć?

Stworzenie koncepcji kampanii informacyjnej, w tym zaplanowanie ilości materiałów drukowanych czy nakładów na reklamę w mediach społecznościowych, należy do zadań oferenta, który swoje decyzje w tym zakresie podejmie we współpracy z Zespołem Monitorującym. Proporcje między różnymi działaniami wskazanymi w ogłoszeniu, w tym między działaniami analogowymi a elektronicznymi, zależą od oferenta.

Informacje ogólne

Prezydent m.st. Warszawy ogłasza otwarty konkurs ofert na realizację w latach 2020 - 2021 zadania publicznego w zakresie ekologii i ochrony zwierząt oraz ochrony dziedzictwa przyrodniczego, upowszechniania i ochrony wolności i praw człowieka oraz swobód obywatelskich, a także działań wspomagających rozwój demokracji oraz zaprasza do składania ofert. Nazwa zadania konkursowego: Warszawski Panel Klimatyczny 1. Ofertę, na druku zgodnym ze wzorem określonym w aktualnym rozporządzeniu Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań, należy złożyć w Generatorze Wniosków dostępnym pod adresem https://witkac.pl do dnia 16 lipca 2020 roku do godz. 14:00 Wygenerowane potwierdzenie złożenia oferty należy wydrukować, prawidłowo podpisać i złożyć w nieprzekraczalnym terminie do dnia 17 lipca 2020 roku do godz. 14:00 w sekretariacie Biura Ochrony Powietrza i Polityki Klimatycznej Urzędu m.st. Warszawy ul. Kredytowa 3; 00-056 Warszawa lub przesłać przesyłką/pocztą tradycyjną/przesyłką kurierską na adres: Biuro Ochrony Powietrza i Polityki Klimatycznej ul. Kredytowa 3; 00-056 Warszawa, lub przesłać skan podpisanego potwierdzenia na adres mailowy: sekretariat.bopipk@um.warszawa.pl (liczy się data wpływu do Biura). Za prawidłowe zostaną uznane podpisy z pieczęcią imienną, a w przypadku braku pieczątki – czytelny podpis lub wydruk imienia i nazwiska, opatrzony podpisem, umożliwiający weryfikację osób podpisujących ofertę. Złożenie jedynie parafy nie jest wystarczające do uznania, iż oferta została prawidłowo podpisana. 2. Oferty złożone w Generatorze Wniosków, bez złożenia papierowego potwierdzenia złożenia oferty w ww. terminie, nie będą podlegać ocenie merytorycznej. 3. Za prawidłowe potwierdzenie złożenia oferty uznaje się jedynie potwierdzenie wygenerowane za pomocą Generatora Wniosków. Oferty, które zostaną poświadczone potwierdzeniem innym niż wygenerowane z Generatora Wniosków, nie będą podlegać ocenie. 4. Oferty złożone w Generatorze Wniosków nie mogą być uzupełniane ani anulowane. W przypadku chęci wycofania oferty złożonej w Generatorze Wniosków, należy dostarczyć do biura podpisane przez osoby upoważnione oświadczenie o wycofaniu oferty. 5. Przed złożeniem oferty w Generatorze Wniosków pracownicy Biura Ochrony Powietrza i Polityki Klimatycznej Urzędu m.st. Warszawy udzielają oferentom stosownych wyjaśnień, dotyczących zadań konkursowych oraz wymogów formalnych (p. Jarosław Holwek, nr telefonu +48223259613, od poniedziałku do piątku w godz. 8:00-16:00).

 

Odnośniki:

Załączniki: