null

Zapytanie ofertowe dot. przeprowadzenia inwentaryzacji dokumentów na potrzeby opracowania diagnozy do strategii rozwoju ponadlokalnego dla metropolii warszawskiej

Drukuj otwiera się w nowej karcie

Zapytanie ofertowe dot. przeprowadzenia inwentaryzacji dokumentów na potrzeby opracowania diagnozy do strategii rozwoju ponadlokalnego dla metropolii warszawskiej

Zwracam się z prośbą o przedstawienie oferty na poniżej opisany przedmiot zamówienia:

  1. Przedmiot zamówienia:

Przeprowadzenie inwentaryzacji dokumentów na potrzeby opracowania diagnozy do strategii rozwoju ponadlokalnego dla metropolii warszawskiej (rozumianej jako Region Warszawski Stołeczny – RWS[1]). Działanie jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2014-2020.

  1. Zakresy tematyczne inwentaryzacji istotne dla opracowania i przewidziane do ujęcia w strategii rozwoju ponadlokalnego metropolii warszawskiej, tj.:
  1. kształtowanie ładu przestrzennego;
  2. transport i zrównoważona mobilność;
  3. ochrona klimatu i środowiska;
  4. rozwój społeczny i gospodarczy, w tym promocja gospodarcza;
  5. współpraca z sektorem nauki;
  6. poprawa jakości i dostępność usług publicznych;
  7. koordynacja zarządzania kryzysowego;
  1. Inwentaryzacja powinna odbyć się na 2 poziomach:
  1. Poziom lokalny/powiatowy - dotyczy opracowanych na poziomie lokalnym i powiatowym dokumentów takich jak: strategie, gminne programy rewitalizacji, studia uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego oraz inne dokumenty planistyczne[2] i programowe dla JST z obszaru RWS.
  2. Poziom metropolitalny – dotyczy opracowanych na poziomie ponadlokalnym analiz i dokumentów np. strategicznych, planistycznych, programowych, dotyczących rozwoju społecznego, gospodarczego i przestrzennego obszaru metropolitalnego Warszawy (w różnych delimitacjach).
  1. Wytyczne do inwentaryzacji
    1. Przygotowanie pilotażowej bazy danych - na podstawie przeprowadzonego przez Wykonawcę przeglądu dokumentów na poziomach inwentaryzacji pkt I. 2 zapytania ofertowego:

Pilotażowa baza danych powinna zawierać minimum pozycje takie, jak:

  • Nazwa dokumentu
  • Poziom inwentaryzacji: lokalny/powiatowy, poziom metropolitalny
  • Wyszczególnienie: gmina (w tym m.st. Warszawa)/powiat
  • Nazwa gminy/powiatu/m.st. Warszawa
  • Zakresy tematyczne planowane do ujęcia w strategii rozwoju ponadlokalnego
  • Rodzaj dokumentu np. strategiczny, planistyczny, programowy, inne
  • Informacje identyfikujące dokument takie jak: rok jego powstania, okres obowiązywania,
  • Skrótowy opis zawartości dokumentu na podstawie np. spisu treści, z informacją o numerach stron dokumentu, gdzie znajdują się odniesienia do wybranego zakresu tematycznego strategii rozwoju ponadlokalnego
  • Wersja dokumentu: elektroniczna/papierowa
  • Edytowalna wersja elektroniczna: TAK/NIE
  • Link do strony internetowej gdzie znajduje się dokument/wersja papierowa – informacja o lokalizacji.

Pozycje w pilotażowej bazie danych zostaną uzgodnione na zasadzie konsultacji pomiędzy Wykonawcą i Zamawiającym na podstawie propozycji Wykonawcy. Propozycja Wykonawcy zostanie przedstawiona w oparciu o wcześniejsze doświadczenia i dobre praktyki stosowane przez Wykonawcę podczas realizacji innych podobnych projektów np. przy pracach nad przygotowaniem podobnych baz danych. Ostateczny kształt/wzór bazy danych będzie zatwierdzony przez Zamawiającego.

    1. Baza danych dokumentów – na podstawie przygotowanej pilotażowej bazy danych pkt I. 3 ppkt a) zapytania ofertowego.
  1. W ramach zamówienia powstaną następujące produkty:
  • Baza danych[3] (pkt I. 3 ppkt b) );
  • Raport z realizacji zamówienia, przez który rozumie się dokument zawierający instrukcje obsługi bazy, informacje na temat przyjętej metodyki i procesu przygotowania przedmiotu zamówienia; 
  • Repozytorium zebranych dokumentów w wersji elektronicznej; w przypadku dokumentów występujących tylko w wersji papierowej wystarczające jest umieszczenie w bazie danych informacji na ten temat i wskazanie lokalizacji, gdzie taki dokument się znajduje.
  1. Inne istotne warunki realizacji zamówienia:
  1. Oferta na powyżej opisany przedmiot zamówienia powinna zostać przesłana w formie Załącznika nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego. Wykonawca zobowiązany jest wraz z ofertą dostarczyć wypełnione oświadczenia określone w załącznikach nr 2 i 4 oraz oświadczenia osób, których wzór stanowi załącznik nr 3.
  2. Zamówienie jest finansowane ze środków publicznych.
  3. Wszystkie koszty związane z przygotowaniem zamówienia pokrywa Wykonawca.
  4. Sprawozdanie z postępu prac w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia w wersji elektronicznej będzie przesyłane przez Wykonawcę cyklicznie co tydzień. Dzień tygodnia i adres e-mail do przesłania ww. raportu zostanie wskazany przez Zamawiającego.
  5. Przewiduje się minimum 3 spotkania Wykonawcy z Zamawiającym.

1 spotkanie – Wykonawca przedstawi sposób i harmonogram prac nad zamówieniem (diagram Gantta) w ciągu tygodnia od podpisania umowy.

2 spotkanie – Wykonawca przedstawi pilotażową bazę danych.

3 spotkanie – Wykonawca przedstawi bazę danych dokumentów.

W zależności od potrzeb możliwa będzie organizacja większej liczby spotkań – łącznie maksymalnie 10 spotkań Wykonawcy z Zamawiającym. Wykonawca zorganizuje spotkania online np. w Microsoft Teams lub stacjonarne (w sali udostępnionej przez Zamawiającego).

  1. Pilotażowa baza danych pkt I. 3 ppkt a) zapytania ofertowego oraz uzupełniona baza danych dokumentów pkt I. 3 ppkt b) zapytania ofertowego zostaną przygotowane w edytowalnej wersji elektronicznej np. w pliku programu Excel lub innym ogólnodostępnym programie do tworzenia baz danych.
  2. Raport z realizacji zamówienia pkt I. 4 zapytania ofertowego zostanie przygotowany w edytowalnej wersji elektronicznej np. w pliku Word lub innym ogólnodostępnym programie do tworzenia tekstów.
  3. Produkty powstałe w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia podlegają akceptacji Zamawiającego.
  4. Forma przekazania produktów powstałych w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia przez Wykonawcę:

- Bazy danych – zostaną przekazane w wersji elektronicznej na nośniku danych (pendrive) lub w chmurze udostępnionej przez Zamawiającego;

- Raport z realizacji zamówienia – zostanie przekazany w wersji papierowej do siedziby Zamawiającego oraz w wersji elektronicznej na nośniku danych (pendrive) lub w chmurze udostępnionej przez Zamawiającego;

- Repozytorium zebranych dokumentów w wersji elektronicznej[4] – zostanie przekazane w wersji elektronicznej na nośniku danych (pendrive) lub w chmurze udostępnionej przez Zamawiającego.

  1. Wykonawca zobowiązany jest wykonać zamówienie z uwzględnieniem wymagań w zakresie dostępności dla osób ze szczególnymi potrzebami, w tym osób z niepełnosprawnościami, oraz projektowania uniwersalnego, w szczególności  z uwzględnieniem obowiązków wynikających z art. 6 Ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (DzU z 2020 r. poz. 1062 ze zm.) oraz w zakresie dostępności cyfrowej z uwzględnieniem Ustawy z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych (DzU 2019 poz. 848), w tym Załącznika do Ustawy jak również  aktów prawa wewnętrznego: Standardu dostępności cyfrowej Urzędu m.st. Warszawy dostępnych na stronie  internetowej https://wsparcie.um.warszawa.pl/dostepnosc-cyfrowa
  2. W uzasadnionych okolicznościach Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany członków zespołu dedykowanego do przeprowadzenia zamówienia na inne osoby niż wskazane przez Wykonawcę w ofercie, w celu spełnienia warunków udziału w postępowaniu, pod warunkiem wykazania, że członkowie zespołu ostatecznie dedykowani do przeprowadzenia zamówienia posiadają równe bądź wyższe kwalifikacje niż osoby przedstawione w ofercie.
  1. Termin realizacji zamówienia: do 31 sierpnia2022 r.
  2. Warunki udziału w postępowaniu:
  1. Wykonawca zapewni minimum 3 osobowy zespół dedykowany do realizacji zamówienia.
  2. Jeden z członków zespołu dedykowanego do przeprowadzenia zamówienia będzie posiadał doświadczenie w pracy przy 2 projektach, których elementem było wyszukiwanie dokumentacji w Internecie lub pozyskaniu bezpośrednio np. w instytucji, zrealizowanych w okresie ostatnich 4  lat przed upływem terminu składania ofert.

Powyższe należy potwierdzić wykazem wykonanych usług oraz załączeniem dokumentów potwierdzających, że usługi zostały wykonane należycie (np. referencje, rekomendacje, protokół odbioru, oświadczenie członka zespołu) w formie kserokopii lub skanu.

c)            Zamówienie nie może zostać udzielone wykonawcy, który  podlega wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 1 w zw. z art. 7 ust. 9 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.U. z 2022, poz. 835).

d)           Oferta wykonawcy powinna spełniać wymagania wynikające z niniejszego zapytania ofertowego, w tym z załączników do zapytania.

  1. Ocena oferty
  1. Kryteria oceny ofert:
  1. Cena brutto oferty,
  2. Doświadczenie w pracy co najmniej jednego z członków zespołu dedykowanego do realizacji zamówienia w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert, w projektach przy tworzeniu raportów lub baz danych np. w programie Excel lub innym ogólnodostępnym programie do tworzenia baz danych.
  1. Wagi punktowe lub procentowe poszczególnych kryteriów oceny ofert:
  1. Cena brutto oferty - 60%. W ramach kryterium można uzyskać maksymalnie 60 pkt.

Metodyka wyliczenia punktów za to kryterium:

Cena oferty najniższej

Liczba punktów =  ---------------------------------------------- x 100 x 60%

Cena oferty badanej

  1. Doświadczenie w pracy co najmniej jednego z członków zespołu dedykowanych do realizacji zamówienia w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert, w projektach przy tworzeniu raportów lub baz danych np. w programie Excel lub innym ogólnodostępnym programie do tworzenia baz danych - 40%. W ramach kryterium można uzyskać maksymalnie 40 pkt.

Metodyka wyliczenia punktów za to kryterium:

Liczba przyznanych punktów w ramach tego kryterium

Liczba punktów =  -------------------------------------------------------------------------------------- x 100 x 40%

Maksymalna liczba punktów możliwa do zdobycia w tym kryterium

  1. Ostateczną ocenę oferty stanowi suma punktów obliczonych zgodnie z wzorami wskazanymi w pkt. IV.2 lit a, b. Zgodnie z przyznanymi punktami Komisja oceniająca stworzy ranking oferentów.
  2. Punktacja będzie zaokrąglana matematycznie, do dwóch miejsc po przecinku.
  3. Oferta dla przedmiotu zamówienia może uzyskać maksymalnie 100 punktów.
  4. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która została złożona przez Wykonawcę spełniającego warunki udziału w postępowaniu określone w pkt. IV.1 oraz w toku oceny uzyska największą liczbę punktów.
  5. W przypadku Wykonawców, którzy we wskazanym terminie złożyli oferty, ale nie zawierają one wymaganych dokumentów i oświadczeń lub złożone dokumenty i oświadczenia są niekompletne, zawierają błędy lub budzą wskazane przez Zamawiającego wątpliwości, Zamawiający wezwie do złożenia brakujących dokumentów lub oświadczeń, ich uzupełnienia lub poprawienia lub do udzielania wyjaśnień w terminie przez siebie wskazanym, chyba że mimo ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia lub udzielenia wyjaśnień oferta Wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania. Niedotrzymanie przez Wykonawcę wskazanego przez Zamawiającego terminu będzie skutkować odrzuceniem oferty. Uzupełnieniom, poprawie lub wyjaśnieniom podlegają jedynie braki lub błędy o charakterze formalnym. Nie dopuszcza się możliwości zmiany warunków złożonej oferty.
  6. Powyższe doświadczenie należy potwierdzić przez załączenie dokumentów potwierdzających, że usługi zostały wykonane należycie (np. referencje, rekomendacje, protokół odbioru, oświadczenie członka zespołu) w formie kserokopii lub skanu.
  7. Doświadczenie wykazane w kryterium oceny ofert  powinno dotyczyć innych projektów niż doświadczenie wskazane w warunkach udziału w postępowaniu.
  1. Opis sposobu przyznania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny ofert:

Doświadczenie w pracy co najmniej jednego z członków zespołu dedykowanych do realizacji zamówienia w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert, w projektach przy tworzeniu raportów lub baz danych np. w programie Excel lub innym ogólnodostępnym programie do tworzenia baz danych.

Powyższe zostanie ocenione według skali opisanej poniżej:

40 pkt: - bardzo duże doświadczenie. Co najmniej jeden z członków zespołu dedykowanego do realizacji zamówienia wykaże, że pracował w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert w 3 projektach, przy tworzenie raportów lub baz danych np. w programie Excel lub innym ogólnodostępnym programie do tworzenia baz danych. Oferta spełnia w najwyższym stopniu oczekiwania wyrażone w ocenianym kryterium i w tym zakresie jest najlepszą ze wszystkich ofert.

20 pkt: - duże doświadczenie. Co najmniej jeden z członków zespołu dedykowanego do realizacji zamówienia wykaże, że pracował w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert w 2 projektach, przy tworzeniu raportów lub baz danych np. w programie Excel lub innym ogólnodostępnym programie do tworzenia baz danych. Oferta spełnia w dużym stopniu oczekiwania wyrażone w ocenianym kryterium;

10 pkt: - umiarkowane doświadczenie. Co najmniej jeden z członków zespołu dedykowanego do realizacji zamówienia wykaże, że pracował w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert w 1 projekcie, przy tworzeniu raportów lub baz danych np. w programie Excel lub innym ogólnodostępnym programie do tworzenia baz danych. Oferta spełnia w zadowalającym stopniu oczekiwania wyrażone w ocenianym kryterium;

0 pkt: - brak doświadczenia. Co najmniej jeden/żaden z członków zespołu dedykowanego do realizacji zamówienia nie wykaże, że pracował w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert w 3 projektach, przy tworzeniu raportów lub baz danych np. w programie Excel lub innym ogólnodostępnym programie do tworzenia baz danych. Oferta spełnia w niskim stopniu oczekiwania wyrażone w ocenianym kryterium.

  1. Termin składania ofert: do 02.06.2022 r.
  2. Warunki zmiany umowy: nie dotyczy
  3. Inne postanowienia, których obowiązek zamieszczenia w zapytaniu ofertowym wynika z właściwych wytycznych lub innych wiążących dokumentów: nie dotyczy

Ofertę prosimy przesłać na adres e-mail: oferty@um.warszawa.pl

Zapytanie ofertowe znajduje się również na platformie zakupowej Zamawiającego, link poniżej:

https://zamowienia.um.warszawa.pl/pn/umw/demand/notice/public/61891/details 


[1] Region warszawski stołeczny zgodnie z rozporządzeniem Komisji (UE) 2016/2066 z dnia 21 listopada 2016 r. zmieniającym załączniki do rozporządzenia (WE) nr 1059/2003 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie ustalenia wspólnej Klasyfikacji Jednostek Terytorialnych do Celów Statystycznych (NUTS), obejmuje m.st. Warszawę wraz z powiatami: grodziskim, legionowskim, mińskim, nowodworskim, otwockim, piaseczyńskim, pruszkowskim, warszawskim zachodnim i wołomińskim.

[2] Poza Miejscowym Planem Zagospodarowania Przestrzennego

[3] Powstała na podstawie pilotażowej bazy danych pkt I. 3 ppkt a) zapytania ofertowego

[4] Poza studiami uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego, które występują jedynie w wersji papierowej

 

Załączniki: