null

Zapytanie ofertowe dot. zbadania przez biegłego rewidenta sprawozdania okresowego i sprawozdań rocznych z realizacji projektu pn. „Wsparcie Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych oraz budowanie współpracy metropolitalnej” w latach 2021-2022.

Drukuj otwiera się w nowej karcie

Zapytanie ofertowe dot. zbadania przez biegłego rewidenta sprawozdania okresowego i sprawozdań rocznych z realizacji projektu pn. „Wsparcie Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych oraz budowanie współpracy metropolitalnej” w latach 2021-2022.

Zwracam się z prośbą o przedstawienie oferty na poniżej opisany przedmiot zamówienia:

  1. Przedmiot zamówienia: Zbadanie przez biegłego rewidenta sprawozdania okresowego i sprawozdań rocznych z realizacji projektu pn. „Wsparcie Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych oraz budowanie współpracy metropolitalnej” w latach 2021-2022. Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2014-2020.

Usługa obejmie działania realizowane w okresie 01.01.2021 r. - 31.12.2022 r. w podziale na poszczególne etapy:

    1. Etap I: sprawozdanie roczne 2021 - termin realizacji: do dnia 18.01.2022 r.
    2. Etap II: sprawozdanie okresowe 2022 - Wykonawca będzie zobowiązany do rozpoczęcia realizacji etapu II w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia przekazania przez Zamawiającego zlecenia na realizację etapu II w roku 2022. Wykonawca będzie zobowiązany do zakończenia realizacji etapu II w terminie 21 dni kalendarzowych od dnia przekazania przez Zamawiającego zlecenia na realizację etapu II.
    3. Etap III: sprawozdanie roczne 2022 – termin realizacji: do dnia 18.01.2023 r.
  1. Zakres czynności do wykonania podczas przeprowadzenia badania sprawozdania okresowego oraz sprawozdań rocznych:
  1. badanie części finansowej sprawozdania okresowego oraz sprawozdań rocznych z wykorzystania dotacji, w szczególności ocena:
  • kompletności i poprawności sprawozdań finansowych dotyczących zrealizowanych wydatków w projekcie z umową dotacyjną projektu,
  • prawidłowości kwalifikowalności poniesionych wydatków w projekcie, zgodnie z obowiązującą wersją dokumentu Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 dostępnej na stronie internetowej:

https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/strony/o-funduszach/dokumenty/wytyczne-w-zakresie-kwalifikowalnosci-wydatkow-w-ramach-europejskiego-funduszu-rozwoju-regionalnego-europejskiego-funduszu-spolecznego-oraz-funduszu-spojnosci-na-lata-2014-2020/

  • prawidłowości kwalifikowalności poniesionych wydatków w projekcie, zgodnie z obowiązującą wersją dokumentu Wytyczne w zakresie wykorzystania środków pomocy technicznej na lata 2014-2020 dostępnej na stronie internetowej:

https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/strony/o-funduszach/dokumenty/wytyczne-w-zakresie-wykorzystania-srodkow-pomocy-technicznej-na-lata-2014-2020/

  • zgodności kategorii i wysokości poniesionych wydatków z wydatkami planowanymi,
  • kompletności dokumentacji potwierdzającej poniesione wydatki,
  • zgodności wydatków w projekcie przedstawionych w sprawozdaniach finansowych z wydatkami w wyodrębnionej dla projektu ewidencji księgowej,
  • zachowania terminów związanych z ponoszeniem wydatków,
  • zachowania terminów związanych z rozliczaniem się ze środków dotacji,
  • poprawności dokumentacji potwierdzającej poniesione wydatki,
  • poprawności przeliczeń kursowych (jeśli występują),
  • poprawności dokumentacji pod względem zgodności z powszechnie obowiązującymi aktualnymi przepisami prawa w szczególności z ustawą o finansach publicznych, ustawą o rachunkowości.
  1. sporządzenie protokołów z badań sprawozdania okresowego oraz sprawozdań rocznych z realizacji projektu pn.: ”Wsparcie Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych oraz budowanie współpracy metropolitalnej”, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2014-2020 – na podstawie wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego. Wszystkie strony protokołów z badania powinny być ponumerowane i parafowane przez biegłego rewidenta wykonującego badanie. Wykonawca dostarczy każdy protokół z badania sprawozdania okresowego oraz sprawozdań rocznych w 3 egzemplarzach drukowanych oraz w wersji elektronicznej (w formacie doc i pdf).
  2. Sporządzenie listy sprawdzającej stanowiącej załącznik do protokołów ze sprawozdania okresowego oraz sprawozdań rocznych z realizacji projektu.
  1. Informacje dotyczące Projektu:

Przewidywana wartość (kwota wydatków kwalifikowalnych) oszacowana w październiku 2021 r.:

2021 - 549 973,27 zł

2022 - 2 043 235,57

W ramach projektu realizowane są następujące kategorie wydatków:

  1. Wynagrodzenia: pracownicy Wydziału ZIT Biura Funduszy Europejskich i Polityki Rozwoju (maksymalnie 13 stanowisk).
  2. Koordynatorzy JST: dodatki zadaniowe/nagrody do wynagrodzenia jednego pracownika bezpośrednio zaangażowanego w realizację ZIT z jednostek samorządu terytorialnego będącej sygnatariuszem Porozumienia gmin Warszawskiego Obszaru Funkcjonalnego o współpracy w zakresie realizacji Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych w perspektywie finansowej UE 2014-2020 z dnia 21 lutego 2014 r. (z późn. zm.), (łącznie maksymalnie 32 pracowników w 32 gminach)[1]. Wynagrodzenia są rozliczane zgodnie z wewnętrznymi regulacjami każdego Urzędu. Środki dla koordynatorów gminnych są przekazywane na podstawie odrębnych umów partnerskich zawartych między gminami  ZIT WOF, a m.st. Warszawa.
  3. Pozostałe kategorie wydatków, w tym m.in. organizacja szkoleń, spotkań i konferencji, analizy i usługi z zakresu doradztwa, działania informacyjne, opracowanie ekspertyz/analiz. (maksymalnie 10 zamówień).
  1. Inne istotne warunki zamówienia:
  1. Oferta na powyżej opisany przedmiot zamówienia powinna zostać przesłana w formie formularza WZÓR OFERTY będącego załącznikiem nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego. Wykonawca zobowiązany jest wraz z ofertą dostarczyć wypełnione oświadczenia określone w załącznikach nr 2 oraz 4. Dopuszcza się złożenie załączników opracowanych przez Wykonawcę samodzielnie, pod warunkiem, że będą one zawierały wszystkie wymagane informacje i oświadczenia zawarte w formularzach Zamawiającego.
  2. Oferta na powyżej opisany przedmiot zamówienia powinna zawierać cenę netto i brutto oraz wyszczególniony VAT dla całej usługi.
  3. Dokumentacja podlegająca badaniu znajduje się w siedzibie Zamawiającego.
  4. Wykonawca musi zapewnić sobie sprzęt i oprogramowane komputerowe, materiały biurowe, a także usługi techniczne i transport lokalny. Zamawiający udostępni pomieszczenie biurowe niezbędne Wykonawcy do pracy. Dopuszczenie realizacji przedmiotu zamówienia w formie zdalnej możliwe jest tylko w wyjątkowych okolicznościach i wymaga pisemnej zgody Zamawiającego, np. w formie mailowej.
  5. Wykonawca jest zobowiązany przekazywać Zamawiającemu na bieżąco uwagi i wnioski, ewentualne rekomendacje w sprawie usunięcia stwierdzonych podczas badania uchybień.
  6. Zamawiający zastrzega, że badanie sprawozdania okresowego oraz sprawozdań rocznych musi być oparte na zweryfikowaniu 100% dokumentacji, nie może zostać przeprowadzone w oparciu o próbę.
  7. W razie wydania opinii zawierającej zastrzeżenia, co do prawidłowości lub rzetelności badanego sprawozdania, wydania o nim opinii negatywnej lub odmowy wydania opinii, biegły rewident przekaże stosowne szczegółowe pisemne uzasadnienie ich przyczyn.
  8. Ostateczny odbiór każdego z etapów zamówienia nastąpi po zweryfikowaniu i zaopiniowaniu bez uwag sprawozdania okresowego lub sprawozdań rocznych oraz protokołu z badania stanowiącego przedmiot zamówienia danego etapu przez Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej. W przypadku uwag zgłoszonych przez Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej do przekazanej dokumentacji, Wykonawca jest zobowiązany do ich uwzględnienia i wydania dokumentu korygującego (np. w formie sprostowania/aneksu do protokołu z badania).
  9. Zamawiający zastrzega, że możliwa jest sytuacja, w którym wszystkie wydatki w projekcie w roku 2022 zostaną uwzględnione w jednym sprawozdaniu rocznym, bez konieczności badania sprawozdania okresowego, co jest równoznaczne z rezygnacji przez Zamawiającego z realizacji Etapu II przedmiotu zamówienia.
  10. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
  11. Ofertę należy sporządzić w języku polskim.
  12. Załączniki do zapytania ofertowego muszą być podpisane przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy lub przez pełnomocnika, w sposób umożliwiający identyfikację osoby podpisującej dokumenty oraz przez biegłego rewidenta – w zależności od tego, czyj podpis wymagany jest na konkretnym załączniku.
  13. W przypadku, gdy ofertę w imieniu Wykonawcy podpisuje pełnomocnik (osoba nie umocowana do tych czynności w dokumentach rejestracyjnych firmy) należy do oferty dołączyć stosowne pełnomocnictwo.
  14. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę na realizację przedmiotu zamówienia.
  15. Wykonawca ponosi wszelkie koszy związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
  16. Wykonawca pozostaje związany ofertą przez okres 60 dni.
  17. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
  18. Ofertę Wykonawcy wykluczonego uważa się za odrzuconą.
  1. Termin realizacji zamówienia: od dnia podpisania umowy do dnia 18.01.2023 r.
  2. Warunki udziału w postępowaniu:

Podmiot ubiegający się o przeprowadzenie badania sprawozdania powinien wykazać się działaniem zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa (m.in. Ustawa z dnia 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym), bezstronnością i niezależnością, a także dyspozycją osób o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu w zakresie przeprowadzania audytu.

Zamawiający uzna ww. warunek za spełniony jeżeli:

  1. Wykonawca oświadcza o bezstronności i niezależności Wykonawcy oraz każdej osoby wchodzącej w skład zespołu audytowego z wyłączeniem biegłego rewidenta. Powyższe należy potwierdzić podpisaniem Załącznika nr 2 przez osobę reprezentującą Wykonawcę.
  2. Wykonawca oświadcza, że nie jest związany żadną Umową, której zapisy mogą uniemożliwiać przeprowadzenie badania, którego dotyczy zapytanie ofertowe. Powyższe należy potwierdzić podpisaniem Załącznika nr 2 przez osobę reprezentującą Wykonawcę.
  3. Wykonawca w okresie trzech lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie) nie prowadził ksiąg rachunkowych dla którejkolwiek jednostki samorządu terytorialnego będącej sygnatariuszem Porozumienia gmin Warszawskiego Obszaru Funkcjonalnego o współpracy w zakresie realizacji Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych w perspektywie finansowej UE 2014-2020 z dnia 21 lutego 2014 r. (z późn. zm.), tj. gminy wchodzącej w skład WOF. Powyższe należy potwierdzić podpisaniem Załącznika nr 2 przez osobę reprezentującą Wykonawcę.
  4. Wykonawca wykaże, że dysponuje lub będzie dysponował osobą, która będzie uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia i spełnia łącznie następujące warunki:
      1. posiada kwalifikacje biegłego rewidenta, potwierdzone aktualnym na dzień złożenia oferty wpisem na listę biegłych rewidentów prowadzoną przez Krajową Izbę Biegłych Rewidentów.
      2. spełnia kryteria bezstronności i niezależności określone w ustawie z dnia 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (Dz. U. z 2020 r. poz. 1415)
      3. nie jest i nie była w okresie objętym sprawozdaniem pracownikiem którejkolwiek jednostki samorządu terytorialnego będącej sygnatariuszem Porozumienia gmin Warszawskiego Obszaru Funkcjonalnego o współpracy w zakresie realizacji Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych w perspektywie finansowej UE 2014-2020 z dnia 21 lutego 2014 r. (z późn. zm.), tj. gminy wchodzącej w skład WOF.

Powyższe punkty ii. oraz iii. należy potwierdzić podpisaniem Załącznika nr 2 przez biegłego rewidenta.

  1. Wykonawca przedstawi informację o formie prowadzonej działalności wraz z podaniem numerów NIP, REGON, KRS.
  2. Wykonawca przedstawi ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej zawodu biegłego rewidenta.
  3. Wykonawca przedstawi odpowiednie doświadczenie biegłego rewidenta - Wykonawca powinien wykazać, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie), biegły rewident dedykowany do realizacji przedmiotowego zamówienia wykonał należycie usługi polegające na przeprowadzeniu kontroli/audytów minimum 2 (dwóch) projektów finansowanych z funduszy Unii Europejskiej lub w ramach Mechanizmu Finansowego EOG i Norweskiego Mechanizmu Finansowego (czyli tzw. Fundusze norweskie i EOG) (z wyłączeniem projektów realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna). Powyższe należy potwierdzić wykazem wykonanych usług oraz załączeniem dokumentów potwierdzających, że usługi zostały wykonane należycie (np. referencje, rekomendacje, protokół odbioru).

Dokumenty, o których mowa powyżej powinny być załączone przez oferenta w formie kserokopii lub skanu.

  1. Kryterium oceny ofert:
  1. Cena brutto oferty,
  2. Doświadczenie biegłego rewidenta POPT.
  1. Wagi punktowe lub procentowe poszczególnych kryteriów oceny ofert:
  1. Cena brutto oferty - 60% - maksymalnie 60 punktów.

Komisja przyzna każdej ofercie punkty w kryterium „cena brutto” wg wzoru:

                                                                                              cena łączna za wykonanie poszczególnych etapów najniższej oferty

                Liczba punktów = ------------------------------------------------------------------------------------------  x 60

                                                                                              cena łączna za wykonanie poszczególnych etapów badanej oferty

  1. Doświadczenie biegłego rewidenta POPT - w zakresie przeprowadzenia kontroli/audytów sprawozdań z projektów finansowanych w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna – 40% - maksymalnie 40 punktów. Powyższe należy potwierdzić wykazem wykonanych usług oraz załączeniem dokumentów potwierdzających, że usługi zostały wykonane należycie (np. referencje, rekomendacje, protokół odbioru).

Komisja przyzna każdej ofercie punkty w kryterium „doświadczenie biegłego rewidenta POPT” wg wzoru:

punkty przyznane biegłemu rewidentowi

Liczba punktów =  ------------------------------------------------------------------------------------------------- x 40

                                                                              najwyższa wartość punktowa spośród złożonych ofert za to kryterium

  1. Oferta dla przedmiotu zamówienia może uzyskać maksymalnie 100 punktów.
  2. Punktacja będzie zaokrąglana matematycznie, do dwóch miejsc po przecinku.
  3. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która została złożona przez Wykonawcę spełniającego warunki udziału w postępowaniu określone w pkt. 6 oraz w toku oceny uzyska największą liczbę punktów.
  4. W przypadku Wykonawców, którzy we wskazanym terminie złożyli oferty, ale nie zawierają one wymaganych dokumentów i oświadczeń lub złożone dokumenty i oświadczenia są niekompletne, zawierają błędy lub budzą wskazane przez Zamawiającego wątpliwości, Zamawiający wezwie do złożenia brakujących dokumentów lub oświadczeń, ich uzupełnienia lub poprawienia lub do udzielania wyjaśnień w terminie przez siebie wskazanym, chyba że mimo ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia lub udzielenia wyjaśnień oferta Wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania. Niedotrzymanie przez Wykonawcę wskazanego przez Zamawiającego terminu będzie skutkować odrzuceniem oferty. Uzupełnieniom, poprawie lub wyjaśnieniom podlegają jedynie braki lub błędy o charakterze formalnym. Nie dopuszcza się możliwości zmiany warunków złożonej oferty.
  1. Opis sposobu przyznania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny ofert:

 „Doświadczenie biegłego rewidenta POPT” będzie ocenione wg kryteriów:

25 punktów – bardzo duże doświadczenie. Oferent wykazał, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie), biegły rewident dedykowany do realizacji zamówienia wykonał należycie usługę lub usługi polegającą/-e na przeprowadzeniu kontroli/audytów 3 (trzech) lub więcej projektów finansowanych w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna. Oferta spełnia w najwyższym stopniu oczekiwania wyrażone w ocenianym kryterium i w tym zakresie jest najlepszą ze wszystkich ofert.

15 punktów – duże doświadczenie. Oferent wykazał, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie), biegły rewident dedykowany do realizacji zamówienia wykonał należycie usługę lub usługi polegającą/-e na przeprowadzeniu kontroli/audytów 2 (dwóch) projektów finansowanych w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna. Oferta spełnia w dużym stopniu oczekiwania wyrażone w ocenianym kryterium.

5 punktów – umiarkowane doświadczenie. Oferent wykazał, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie), biegły rewident dedykowany do realizacji zamówienia wykonał należycie usługę lub usługi polegającą/-e na przeprowadzeniu kontroli/audytów 1 (jednego) projektu finansowanego w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna. Oferta spełnia w zadowalającym stopniu oczekiwania wyrażone w ocenianym kryterium.

0 punktów – brak doświadczenia. Oferent nie wykazał, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie), biegły rewident dedykowany do realizacji zamówienia wykonał należycie usługę lub usługi polegającą/-e na przeprowadzeniu kontroli/audytów projektów finansowanych w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna. Oferta spełnia w niskim stopniu oczekiwania wyrażone w ocenianym kryterium.

  1. Termin składania ofert: do 05.11.2021 r. W przypadku ofert przesłanych pocztą liczy się data wpływu.
  2. Warunki zmiany umowy: nie dotyczy.
  3. Inne postanowienia, których obowiązek zamieszczenia w zapytaniu ofertowym wynika z właściwych wytycznych lub innych wiążących dokumentów: nie dotyczy.

Ofertę prosimy przesłać pocztą na adres:

Biuro Funduszy Europejskich i Polityki Rozwoju Urzędu m.st. Warszawy, pl. Defilad 1, 00-901 Warszawa lub pocztą elektroniczną na adres mailowy: oferty@um.warszawa.pl.

Załączniki:

Załącznik nr 1: WZÓR PROTOKOŁU Z BADANIA SPRAWOZDANIA OKRESOWEGO/ROCZNEGO Z REALIZACJI PROJEKTU NR……, UMOWA NR……..

Załącznik nr 2: WZÓR OŚWIADCZENIA BIEGŁEGO REWIDENTA / WYKONAWCY

Załącznik nr 3: WZÓR OFERTY

Załącznik nr 4: OŚWIADCZENIE DOT. DANYCH OSOBOWYCH

Załącznik nr 5: KLAUZULA INFORMACYJNA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH


[1] Gminy wchodzące w skład WOF: Gmina Błonie, Gmina Brwinów, Gmina Czosnów, Gmina Góra Kalwaria, Gmina Grodzisk Mazowiecki, Gmina Halinów, Gmina Izabelin, Gmina Jabłonna, Gmina Jaktorów, Miasto Józefów, Gmina Karczew, Gmina Kobyłka, Gmina Konstancin-Jeziorna, Gmina Miejska Legionowo, Gmina Leszno, Gmina Lesznowola, Gmina Łomianki, Miasto Marki, Gmina Michałowice, Miasto Milanówek, Gmina Nadarzyn, Gmina Nieporęt, Gmina Nowy Dwór Mazowiecki, Miasto Otwock, Gmina Ożarów Mazowiecki, Gmina Piaseczno, Miasto Piastów, Miasto Podkowa Leśna, Miasto Pruszków, Gmina Radzymin, Gmina Raszyn, Gmina Stare Babice, Miasto Sulejówek, Gmina Wiązowna, Gmina Wieliszew, Gmina Wołomin, Miasto Ząbki, Miasto Zielonka, Miasto Żyrardów, M.st. Warszawa

Załączniki: