Przygotowanie dwóch opracowań graficznych w formie interaktywnych map oraz grafik dwóch banerów

I. Przedmiot zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi polegającej na przygotowaniu dwóch opracowań graficznych w formie interaktywnych map:

• „Strategia #Warszawa2030” (dalej jako: MAPA 1),
• „Zarządzanie strategiczne w m.st. Warszawie” (dalej jako: MAPA 2)

oraz grafik dwóch banerów do MAPY 1 i MAPY 2.

1. Kontekst dotyczący przedmiotu zamówienia:

1. MAPA 1: „Strategia #Warszawa2030” jest najważniejszym dokumentem wyznaczającym kierunek rozwoju miasta. Definiuje wizję, cele strategiczne oraz cele operacyjne. Dokument dostępny jest pod linkiem: https://um.warszawa.pl/waw/strategia/strategia-rozwoju-miasta.
2. MAPA 2: Zarządzanie strategiczne powiązane jest z wieloma czynnikami, procesami, dokumentami, narzędziami czy tematami. Te zależności i powiązania dodatkowo występują na różnych poziomach – zarówno wewnątrz Urzędu m.st. Warszawy, ale także poza nim. Poszczególne elementy zarządzania strategicznego są często postrzegane w oderwaniu od pozostałych elementów. Może to powodować trudności ze zrozumieniem i spojrzeniem na zarządzanie strategiczne z szerszej perspektywy. Całościowe spojrzenie na zarządzanie strategiczne może dać pełen obraz złożoności i zależności tych elementów.
3. Podstawowe przeznaczenie map: MAPA 1 oraz MAPA 2 zostaną umieszczone na stronie internetowej https://um.warszawa.pl/waw/strategia oraz będą wykorzystywane podczas szkoleń, spotkań informacyjnych itp. Odbiorcami map strategii będą osoby zainteresowane tematem strategii rozwoju miasta: przedsiębiorcy, inwestorzy, naukowcy, studenci, aktywiści miejscy oraz inne osoby interesujące się tematem (interesariusze zewnętrzni), ale także pracownicy Urzędu m.st. Warszawy.

2. Zobowiązania wykonawcy

Wykonawca zobowiązany jest do:

1. Przygotowania trzech odrębnych koncepcji graficznych dla każdej z map.

Każda z koncepcji powinna uwzględniać w szczególności:

• tytuł mapy,
• propozycję rozmieszczenia poszczególnych elementów mapy, w tym sposobu zamieszczenia opisów  (do 350 znaków ze spacjami każdy) do nich,
• propozycje ukazania powiązań pomiędzy poszczególnymi elementami,
• propozycje zastosowania interaktywnych rozwiązań,
• umieszczenie dwóch logotypów.

Koncepcje powinny różnić się od siebie stylem, rozwiązaniami graficznymi, sposobami zastosowania interaktywnych elementów/ rozwiązań itd.
Poprzez interaktywność opracowań graficznych stanowiących przedmiot zamówienia rozumie się możliwość przybliżania, przejścia, zwijania, rozwijania, wyświetlania poszczególnych elementów i fragmentów map, w tym objaśnień do elementów mapy.
Na podstawie przygotowanych koncepcji, Zamawiający podejmie decyzję, w których miejscach poszczególnych map pojawią się dodatkowe opisy do ich elementów, a następnie przygotuje te opisy i przekaże je Wykonawcy.
Ostateczne opracowania graficzne MAPY 1 oraz MAPY 2 zostaną przygotowane wg koncepcji wybranych przez Zamawiającego (przy czym Zamawiający zastrzega możliwość zgłoszenia uwag do wybranych koncepcji).

2. Przygotowania dwóch opracowań graficznych – MAPY 1 oraz MAPY 2 – w formie interaktywnych map, na podstawie wybranych koncepcji wskazanych w punkcie 1), (z uwzględnieniem ewentualnych uwag, które zostaną przekazane przez Zamawiającego do wybranych koncepcji) oraz z uwzględnieniem przekazanych przez Zamawiającego opisów.

• MAPA 1: Strategia #Warszawa2030 – ma za zadanie przybliżyć i wyjaśnić temat „Strategii #Warszawa2030”. Mapa będzie obejmowała 4 poziomy (poziom niższego rzędu jest uszczegółowieniem poziomu wyższego rzędu): wizja (poziom 1), cztery cele strategiczne (poziom 2), trzynaście celów operacyjnych (poziom 3) oraz zakres każdego z trzynastu celów operacyjnych – ich hasłowe opisy/ tagi (poziom 4). Zamawiający przewiduje także dodanie wyjaśnień (opisów do 350 znaków wraz ze spacjami każdy) do poszczególnych elementów mapy (niezależnie od poziomu).
• MAPA 2: Zarządzanie strategiczne w m.st. Warszawie – ma za zadanie przybliżyć i wyjaśnić temat zarządzania strategicznego. Mapa będzie obejmowała maksymalnie 10 głównych gałęzi, które będą się składały z maksymalnie 8 poziomów. Zamawiający przewiduje także dodanie wyjaśnień (opisów do 350 znaków wraz ze spacjami każdy) do poszczególnych elementów mapy.

Każda z map powinna zawierać co najmniej:

• tytuł mapy,
• elementy mapy – wstępny zakres merytoryczny mapy został określony w załączniku nr 1a (wersja dostępna) oraz 1b (wersja niedostępna). Zamawiający zastrzega możliwość zmian przedstawionego w załączniku wstępnego zakresu, do momentu akceptacji koncepcji graficznej dla mapy. Załącznik nie zawiera propozycji opisów (wyjaśnień) do poszczególnych elementów mapy – zostaną one przekazane Wykonawcy przez Zamawiającego w momencie akceptacji koncepcji mapy.
• dwa logotypy Zamawiającego.

Szczegółowe wymagania względem MAPY1 oraz MAPY2 określa punkt 3.

3. Przygotowania grafik dwóch banerów – do MAPY 1 oraz MAPY2, które będą przekierowywać do map ze strony internetowej https://um.warszawa.pl/waw/strategia, zgodnych z wytycznymi z Księgi Identyfikacji Wizualnej – każdy banner w formacie jpg o wymiarach 660x240 px.

Księga Identyfikacji Wizualnej zostanie przekazana Wykonawcy.

4. Uczestnictwa w spotkaniach z Zamawiającym. Zamawiający przewiduje spotkania robocze z Wykonawcą – stacjonarnie w siedzibie Zamawiającego lub on-line (do decyzji zamawiającego), minimalny zakres spotkań:

• pierwsze spotkanie mające na celu ustalenie szczegółów dotyczących realizacji zamówienia; spotkanie odbędzie się w ciągu 5 dni roboczych od dnia podpisania umowy, dokładny termin oraz forma spotkania zostaną uzgodnione przez strony;
• drugie spotkanie, na którym zostaną przedstawione i omówione przez Wykonawcę wstępne koncepcje graficzne; dokładny termin oraz forma spotkania zostaną uzgodnione przez strony;
• trzecie spotkanie: przedstawienie przez Wykonawcę ostatecznych opracowań graficznych MAPY 1, MAPY 2 oraz banerów; omówienie przez strony ewentualnych zmian oraz koniecznych do wprowadzenia poprawek; dokładny termin oraz forma spotkania zostaną uzgodnione przez strony.

5. Przekazania przedmiotu umowy w plikach otwartych, tj. takich, które umożliwią Zamawiającemu ich samodzielną modyfikację.

3. Szczegółowe wymagania dotyczące przygotowania MAPY 1 oraz MAPY 2:

1. Mapy stanowiące przedmiot zamówienia powinny być:

• atrakcyjne wizualnie; zaprojektowane w nowoczesny sposób, zgodnie z aktualnymi trendami;
• intuicyjne, łatwe w odbiorze i odczytywaniu treści (przejście od ogółu do szczegółu, graficzne ukazanie powiązań i zależności między poszczególnymi elementami); 
• interaktywne, tj. powinna być możliwość przybliżania, przejścia, zwijania, rozwijania, wyświetlania poszczególnych elementów i fragmentów mapy, w tym objaśnień do elementów mapy;
• wykonane tak, aby Zmawiający mógł wykorzystywać elementy poszczególnych map np. poprzez wklejenie części mapy (np. poziomów 1-3 lub jednej gałęzi/ fragmentu gałęzi) np. do prezentacji MS PowerPoint;
• spójne graficznie (styl, font, kolory etc.).

2. Mapy muszą być wykonane w narzędziu/ formacie, które:

• będzie dostępne dla użytkowników pakietu Microsoft Office lub w innym ogólnodostępnym oprogramowaniu, które nie wymaga dodatkowych, płatnych licencji;
• pozwoli użytkownikowi na „poruszanie się po mapie” (przybliżenia, przejścia, rozwinięcia, zwinięcia, wyświetlanie itp.  poszczególnych elementów i fragmentów map, w tym objaśnień do elementów mapy);
• umożliwi prezentację w całości mapy lub jej wybranych elementów (np. poziomów 1-3 lub jednej gałęzi/ fragmentu gałęzi), a także tworzenie na ich podstawie odrębnych obrazów jpg/ png, oraz wykorzystywanie w prezentacjach MS PowerPoint;
• umożliwi wykorzystanie oraz zamieszczenie ich na stronie internetowej bez ograniczeń związanych z prawem autorskim oraz bez dodatkowych płatnych licencji bądź innych ograniczeń;

Mapy nie mogą być stworzone jako odrębna strona internetowa.

3. Dostępność cyfrowa

MAPA 1 oraz MAPA 2 zostaną zamieszczone na stronie internetowej, co wiąże się z obowiązkiem zapewnienia dostępności cyfrowej plików umieszczanych na stronie www Urzędu m.st. Warszawy. Zamawiający dopuszcza możliwość przekazania przedmiotu zamówienia – MAPY 1 oraz MAPY 2 w dwóch różnych plikach, w zależności od formy przeznaczenia. Mapy przeznaczone na stronę internetową mogą być w takim wypadku wygenerowane w pliku spełniającym standardy dostępności, bez z interaktywnych funkcji. Wykonawca zobowiązuje się w takim przypadku do przekazania produktu w postaci:        

• dwóch plików: MAPY 1 oraz MAPY 2, w formie interaktywnych grafik, zapewniających użytkownikom możliwość przybliżania, przechodzenia, zwijania, rozwijania, wyświetlania poszczególnych elementów i fragmentów map, w tym objaśnień do wybranych elementów mapy,
• dwóch plików: MAPY 1 oraz MAPY 2 spełniających wymagania dostępności cyfrowej bez interaktywnych funkcji, tzn. przekazanych w plikach zgodnych z wymogami dostępności cyfrowej określonymi w standardzie WCAG 2.1., odpowiednich do zamieszczenia na stronie internetowej,
• grafik 2 banerów (do MAPY 1 i MAPY 2), które będą zamieszczone na stronie internetowej https://um.warszawa.pl/waw/strategia jako bannery przekierowujące do map i będą spełniały standardy dostępności.

Uwaga: wyżej wymienione elementy podlegają ocenie ofert w ramach kryterium oceny ofert: Sposób zapewnienia wymogów dostępności WCAG 2.1.

Szczegółowe wytyczne dotyczące dostępności określają Standardy dostępności cyfrowej Urzędu m.st. Warszawy, które są zamieszczone pod adresem: https://wsparcie.um.warszawa.pl/dostepnosc-cyfrowa

II. Termin realizacji zamówienia

Od dnia zawarcia umowy do 8 grudnia 2021 r.

III. Warunki udziału w postępowaniu

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy posiadają udokumentowane doświadczenie – w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, to w tym okresie należycie zrealizowali przynajmniej 3 usługi graficzne polegające na przygotowaniu: interaktywnych prezentacji lub interaktywnych schematów o wartości minimum 4 000 zł brutto każda.

Wykonawca zobowiązany jest dołączyć do oferty dowody, że usługi zostały wykonane należycie (np. referencje, protokoły odbioru zamówienia) lub oświadczenia Wykonawcy, jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać dokumentów (w takim przypadku należy uzasadnić brak możliwości uzyskania dokumentów).

IV. Wybór oferty

1. Kryteria oceny ofert:

• Cena brutto oferty,
• Sposób zapewnienia wymogów dostępności WCAG 2.1.

Uwaga: oferta musi zawierać cenę netto i brutto za całość zamówienia. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

2. Wagi punktowe lub procentowe poszczególnych kryteriów oceny ofert:

• Cena brutto oferty (60%) – maksymalnie 60 pkt,
• Sposób zapewnienia wymogów dostępności WCAG 2.1. (40%) – maksymalne 40 pkt.

Ocena końcowa oferty = Cena brutto oferty + Sposób zapewnienia wymogów dostępności WCAG 2.1.

3. Opis sposobu przyznania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny ofert:

Cena brutto oferty

Cena brutto oferty – 60 % (maksymalnie 60 punktów)

Metodyka wyliczenia punktów za to kryterium:

                                      cena najniższej oferty brutto

Liczba punktów = ------------------------------------------------ x 100 x60%

                                      cena badanej oferty brutto

Sposób zapewnienia wymogów dostępności WCAG 2.1.

Sposób zapewnienia wymogów dostępności WCAG 2.1. – 40% (maksymalnie 40 punktów)

Metodyka wyliczenia punktów za to kryterium:

                                    punkty przyznane oferentowi
Liczba punktów = ------------------------------------------------- x 100 x 40%
                    maksymalna możliwa do zdobycia liczba punktów

Sposób zapewnienia wymogów dostępności WCAG 2.1. zostanie oceniony według skali opisanej poniżej.

Członkowie komisji oceniającej dokonają oceny oferty poprzez przyznanie punktów cząstkowych za wybrane elementy, wskazane poniżej. Punkty za poszczególne elementy oceny będą przyznawane według następującej skali punktacji, tj: 

• 0 punktów za oceniany element – przekazanie produktu w postaci:
  • dwóch plików: MAPY 1 oraz MAPY 2, w formie interaktywnych grafik, zapewniających użytkownikom możliwość przybliżania, przechodzenia, zwijania, rozwijania, wyświetlania poszczególnych elementów i fragmentów map, w tym objaśnień do wybranych elementów mapy.
  • dwóch plików: MAPY 1 oraz MAPY 2 spełniających wymagania dostępności cyfrowej bez interaktywnych funkcji, tzn. przekazanych w plikach zgodnych z wymogami dostępności cyfrowej określonymi w standardzie WCAG 2.1., odpowiednich do zamieszczenia na stronie internetowej,
  • grafik 2 banerów (do MAPY 1 i MAPY 2), które będą zamieszczone na stronie internetowej https://um.warszawa.pl/waw/strategia jako bannery przekierowujące do map (spełniających standardy dostępności).
• 40 punktów za oceniany element – przekazanie produktu w postaci: 
  • dwóch plików: MAPY 1 oraz MAPY 2 w formie interaktywnych grafik, zapewniających użytkownikom możliwość przybliżania, przechodzenia, zwijania, rozwijania, wyświetlania poszczególnych elementów i fragmentów map, w tym objaśnień do wybranych elementów mapy. Grafiki jednocześnie będą spełniały wymagania dotyczące standardów dostępności cyfrowej WCAG 2.1.,
  • grafik 2 banerów (do MAPY 1 i MAPY 2), które będą zamieszczone na stronie internetowej https://um.warszawa.pl/waw/strategia jako bannery przekierowujące do map (spełniających standardy dostępności).

Maksymalna liczba punktów przyznanych każdej z ofert w niniejszym kryterium wynosić będzie 40 punktów, minimalna 0 punktów.

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów wyliczonych za pomocą wyżej wskazanych wzorów. Zgodnie z przyznanymi punktami, Komisja oceniająca stworzy ranking oferentów.

V. Termin składania ofert

2 listopada 2021 r.

VI. Informacja o umowie

Umowa zostanie zawarta z Wybranym wykonawcą, którego oferta będzie oceniona jako najkorzystniejsza.  

Do umowy wprowadzone będą m.in. zapisy dotyczące:

• przeniesienia w ramach wynagrodzenia autorskich praw majątkowych i praw zależnych do utworów powstałych w wyniku wykonania umowy,
• dokonywania płatności z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności,
• warunków zmiany umowy w szczególności, gdy nastąpi zmiana okoliczności uniemożliwiająca realizację zamówienia zgodnie z wcześniejszymi ustaleniami,
• jawności zawartej umowy – zgodnie z przepisami w ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej,
• zakazie dokonania cesji praw lub przeniesienia obowiązków wynikających z umowy na rzecz osoby trzeciej bez uprzedniej zgody Zamawiającego,
• karach umownych.

VII. Inne postanowienia, których obowiązek zamieszczenia w zapytaniu ofertowym wynika z właściwych wytycznych lub innych wiążących dokumentów

1. Oferty otrzymane po terminie wskazanym w punkcie V. zostaną pominięte w badaniu ofert (odrzucone).
2. Przed upływem terminu do składania ofert, oferta może zostać zmieniona lub wycofana w takiej samej formie jak została złożona.
3. Oferta musi być przygotowana w języku polskim, w sposób czytelny. Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski.
4. Wykonawca może złożyć wyłącznie jedną ofertę, w której musi być zaoferowana tylko jedna cena.
5. Dokumenty ofertowe muszą być podpisane przez osobę(-y) upoważnioną(-e) do reprezentowania. W przypadku podpisywania oferty przez pełnomocnika, pełnomocnictwo należy dołączyć do oferty.
6. W przypadku, gdy wybrany Wykonawca odmówi zawarcia umowy, Zamawiający zastrzega sobie prawo wyboru i zawarcia umowy z kolejnym Wykonawcą, który złożył najkorzystniejszą ofertę.
7. Zamawiający zastrzega sobie prawo do uzupełnienia dokumentów potwierdzających  warunki udziału w postępowaniu.
8. Złożenie zapytania ofertowego, jak też otrzymanie w jego wyniku oferty, nie jest równoznaczne z udzieleniem zamówienia. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od zamówienia bez podania przyczyny oraz możliwość negocjacji przedstawionych warunków współpracy.
9. Przesłana oferta nie stanowi gwarancji zawarcia umowy. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany warunków udziału w niniejszym postępowaniu, odwołania postępowania lub niewybrania oferty.
10. Zamawiający zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia negocjacji z jednym lub z kilkoma Wykonawcami.
11. Zapytanie nie stanowi oferty w rozumieniu ustawy Kodeksu cywilny.
12. Zasady przetwarzania danych osobowych zostały określone w załączniku nr 4 do Zapytania ofertowego.

Ofertę należy przesłać pocztą elektroniczną na dwa adresy mailowe:

• mwinnicka@um.warszawa.pl,
• kstakun@um.warszawa.pl.

Wiadomość przesłana na ww. adresy powinna być zatytułowana: „Oferta na przygotowanie interaktywnych map”.

Dopuszcza się złożenie oferty i innych dokumentów w formie skanu lub dokumentu podpisanego elektronicznie.

Osoby do kontaktu:

• Katarzyna Stakuń, tel. 22 443 31 88, e-mail: kstakun@um.warszawa.pl,
• Magdalena Winnicka, tel. 22 443 07 92, e-mail: mwinnicka@um.warszawa.pl.

Załączniki:

1. Załącznik 1a. Wstępny zakres merytoryczny map (wersja dostępna), Załącznik 1b. Wstępny zakres merytoryczny map (wersja niedostępna),
2. Załącznik 2. Formularz ofertowy,
3. Załącznik 3. Oświadczenie,
4. Załącznik 4. Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych.